Vse informacijske točke so pravne osebe, ki delujejo v javnem interesu. Zanima nas, ali vso dokumentacijo izpolni le informacijska točka, ki bo vodila projekt, ostali dve informacijski točki pa le ločen delovni program in oceno proračun? Ali naj partnerji v projektu pripravijo in dodajo tudi izjave o sodelovanju v projektu?
Celotna dokumentacija se izpolni za vsako gostiteljsko strukturo posebej. Za vsako posamezno informacijsko točko pa je potrebno pripraviti ločen delovni program, ki mora biti ustrezno finančno ovrednoten.
Izjav o sodelovanju v projektu partnerjem ni potrebno dodati, saj je potrebno v Obrazcu za proračun navesti prispevek vlagatelja in prispevek drugih zunanjih sponzorjev, iz tega pa je razvidno, da pri projektu sodeluje več partnerjev.
Ali je 12.000 - 24.000 EUR dotacija za gostiteljsko strukturo ali za posamezno informacijsko točko znotraj gostiteljske strukture?
Kot je navedeno v Razpisu za zbiranje predlogov in v Referenčnih pogojih, pripada znesek dotacije v višini 12.000 - 24.000 EUR letno posamezni informacijski točki v okviru ene gostiteljske strukture. Kakor tudi izhaja iz besedila razpisa, je Sloveniji za leto 2005 namenjenih 72.000 EUR, če bodo na voljo proračunska sredstva.
Ali mora prostorske pogoje zagotavljati gostiteljska struktura ali vsaka informacijska točka, vključena v gostiteljsko strukturo? (točka (4), poglavje II.1.3, stran 9, v dokumentu Referenčni pogoji)
Ali zagotavlja prostor gostiteljska struktura ali informacijska točka, ni pomembno. Da zadostite razpisnim pogojem morate zagotoviti, da ima vsaka informacijska točka svoje - fizično ločene - prostore.
Pri pripravi proračuna naj bi upoštevali tudi stroške dela in potne stroške. Zanima me, kako naj predvidimo stroške, ki jih bomo imeli za usposabljanja, saj bodo gostiteljske strukture podrobnejše informacije dobile ob uvrstitvi v ožji izbor.
Izobraževanje in usposabljanje v celoti organizira Komisija. Osnovno in začetno usposabljanje bo za člane mreže organiziralo nacionalno predstavništvo Komisije, nadaljevalno, poglobljeno usposabljanje pa bo Komisija organizirala v Bruslju.
Stroškov dela in potnih stroški, ki bodo nastali s tem izobraževanjem, v proračunu ni potrebno upoštevati, saj je v Tehnični pomoči Evropske komisije za člane mreže informacijskih točk Europe Direct določeno, da za izobraževanje poskrbi Komisija sama, tako z organizacijskega kot tudi s finančnega vidika.
Eden izmed pogojev v razpisu za vzpostavitev javnih informacijskih točk "EUROPE DIRECT" je, da mora vlagatelj dokazati, da obstaja kot pravna oseba in da je oseba javnega prava ali oseba zasebnega prava, ki deluje v javnem interesu''. Zanima me, kakšno dokazilo mora predložiti društvo, da je ta interes izkazan?
Sladno z 2. členom Zakona o društvih je društvo pravna oseba zasebnega prava. V primeru, da vam je bil s posebnim predpisom podeljen status društva, ki deluje v javnem interesu, ste oseba zasebnega prava, ki deluje v javnem interesu. Iz tega sledi, da morate k vlogi priložiti dokazilo o dodelitvi takšnega statusa.
Kako se izvede prijava, če več subjektov, skupaj prijavi eno informacijsko točko. Ali prijavlja vso vlogo en sam, ali prijavljajo vsi vse (vendar svoj delež)?
Za vsako informacijsko točko se odda ena vloga. Enako velja, če se pri oddaji vloge združi več partnerjev. Vlogo odda samo eden od partnerjev, ker lahko tudi dotacijo prejeme samo en upravičenec.
Razložite prosim termin gostiteljska struktura. Kakšna je razlika med terminoma gostiteljska struktura in informacijska točka (ker je v razpisni dokumentacije opisano posebej naloge za gostiteljske strukture in posebej za informacijsko točko (OKVIRNI SPORAZUM ZA DOTACIJO, str. 8,9,10)?
Izraz 'gostiteljska struktura' je sicer prevod angleške besedne zveze 'host structure', vendar dobesedni prevod sam po sebi ne pove dovolj. S tem izrazom je mišljen upravitelj ene ali več informacijskih točk, kar je - posredno - razvidno tudi iz referenčnih pogojev točka II.1.3. 'Vloga in obveznosti upravičene gostiteljske strukture'.
Pisno dokazilo o pooblaščenosti za podpis dokumentov?
Za podpis dokumentov je običajno pooblaščen zakoniti zastopnik vaše organizacije. Kdo je to, mora biti razvidno iz vaših ustanovnih aktov (statut, izpis iz registra,...). Če je pod vlogo za razpis o vzpostavitvi informacijskih točk podpisana oseba, ki ni hkrati zakoniti zastopnik vaše organizacije, morate priložiti pooblastilo zakonitega zastopnika tej osebi, da lahko v imenu vaše organizacije podpisuje dokumente, sicer vaša vloga ne bo popolna.
Imena kontaktnih oseb za operativne (a morda tisti, ki bo vodil info točko) in finančne zadeve (računovodja, računovodski servis)?
DA; kontaktna oseba za operativne zadeve je tisti, ki bo neposredno izvajal aktivnosti v informacijski točki, kontaktna oseba za finančne zadeve pa verjetno nekdo, ki verjetno tudi sicer ureja finančno poslovanje vaše organizacije.
Kdaj vam moramo dostaviti overjene bančne podatke: ob oddaji vloge ali ob dodelitvi dotacije (v razpisni dokumentaciji piše, da "...ŠELE ob dodelitvi dotacije...")?
Tako je. Formalno nam morate overjene bančne podatke posredovati šele ob morebitni dodelitvi dotacije. Nič pa ni narobe, če to naredite že ob predložitvi vloge, saj se na ta način - tako mi kot vi - izognemo kasnejši dodatni papirologiji.
Kako natančno mora biti pripravljen začasni proračun za delovni program?
Vse postavke delovnega programa morajo biti finančno ovrednotene. Izvajanje programa vam bo precej olajšano, če boste program opredelili čimbolj natančno in realno.
Kako podrobno moramo v načrtu financiranja podrobno opredeliti vire sofinanciranja?
Iz načrta financiranja mora biti razvidno, iz katerih virov boste zagotovili preostalih 50% finančnih sredstev za delovanje. Kot verjetno veste, lahko preko razpisa dobite največ do 50% vseh sredstev za delovanje informacijske točke.
Če je mišljeno delovanje informacijske točke od 1.5.2005 (pogodba se mora podpisati do 30. aprila 2005), ali moramo prilagoditi financiranje in dotacijo za izvajanje glede na število mesecev za leto 2005?
Da.
Če smo javni zavod, ali je potrebno predložiti: statut, izpisek iz sodnega oz. drugega registra, zunanje revizijsko poročilo o poslovanju?
Priložiti morate statut ali izpisek iz sodnega registra oz. dokument, iz katerega je razvidno, kdo je vaš zakonit zastopnik - to velja tudi kot pisno dokazilo o pooblaščenosti za podpis dokumentov.
Ali spada med upravičene stroške nakupa opreme tudi nakup prenosnega računalnika, projekcijskega platna in druge še potrebne opreme za izvajanje aktivnosti info točke (stojala za zloženke idr.)?
Kot je razvidno iz kazala neposrednih upravičenih stroškov (Referenčni pogoji III.6.3.), se sem uvršča tudi nakup opreme (nove ali rabljene), seveda pa mora biti - v skladu s točko III.6.1. Opredelitev upravičenega stroška - njena nabava neposredno povezana z izvajanjem dejavnosti.
Kaj je mišljeno s "programom Skupnosti"?
Programi Skupnosti so programi dodeljevanja evropskih sredstev za projekte na različnih področjih. Nekateri programi Skupnosti - Phare, Inerreg, Equal, Natura ... Če prejemate sredstva preko katerega od evropskih programov, morate to v vlogi navesti.
V kakšni obliki morajo biti potrebni dokumenti (original ali kopija) in koliko stari (manj kot 30 dni) - velja predvsem za izpis iz sodnega registra?
Razpisna dokumentacija mora biti predložena v treh izvodih - en original in dve kopiji. Iz tega sledi, da morajo biti tudi zahtevani dokumenti k originalni verziji predloženi v originalu, h kopijam pa kot kopije. Poleg tega morajo biti dokumenti stari manj kot 30 dni od dneva izdaje. To seveda velja tudi za izpis iz sodnega registra.
Ali morajo biti sporazumi za dotacijo izpolnjeni in podpisani?
Okvirni sporazum za dotacijo in Posebni letni sporazum sta k razpisni dokumentaciji dodana kot osnutka in se podpišeta šele, ko je gostiteljska struktura izbrana in določena za dodelitev dotacije.